Hva er arbeidskapital, og hvorfor er det viktig?

God styring av arbeidskapital er kritisk for virksomhetens grunnleggende økonomiske helse og suksess. Faktisk er et av kjennetegnene på god ledelse; evnen til å bruke arbeidskapitalstyring som et aktivt tiltak for å kunne vokse lønnsomt og opprettholde en solid balanse.

En kort introduksjon til arbeidskapital

Enkelt forklart er arbeidskapital en måleenhet som sier noe om selskapets disponible likviditet etter at alle bokførte kortsiktige gjeldsforpliktelser er gjort opp og alle bokførte kortsiktige fordringer er krevd inn (omløpsmidler).

Nøkkeltallet angir dermed hvor mye kapital som er tilgjengelig på kort sikt (12 måneder fram) og som kan benyttes til vekst i form av innkjøp og investeringer, eller til vedlikehold, betale finanskostnader og avdrag til banker og lignende.

Arbeidskapitalen er svært viktig for bedrifters driftseffektivitet og kortsiktige finansielle helse. For å beregne arbeidskapitalen tar man enkelt forklart differansen mellom selskapets omløpsmidler og kortsiktige gjeld. Disse begrepene kan forklares slik:

• Omløpsmidler: Dette er eiendelene som kan konverteres til likvide midler innen kort tid (normalt 30 dager), som for eksempel en faktura for leverte produkter eller tjenester. Det er altså eiendelene som anvendes i den daglige operasjonelle driften av virksomheten. Typiske poster under omløpsmidler er kundefordringer, kontantbeholdning og varelager. Det er ikke uvanlig å se balanser som nesten utelukkende består av omløpsmidler.
• Kortsiktig gjeld: I likhet med omløpsmidler, genereres kortsiktig gjeld også av bedriftens daglige operasjonelle drift. Dette er de utgiftene som skal betales i løpet av nærmeste framtid. Typiske poster er leverandørgjeld, skyldige avgifter, kortsiktige lån og lignende.

Arbeidskapitalen vil endre seg over tid som følge av ulike driftssituasjoner bedriften havner i. Er arbeidskapitalen positiv, betyr det at bedriften har tilstrekkelige midler til å dekke de kortsiktige forpliktelsene. Er arbeidskapitalen negativ tilsier dette i teorien at selskapets kortsiktige forpliktelser er større enn tilgjengelige midler til å gjøre opp med, og bedriften kan få problemer – selv om det finnes tilfeller der negativ arbeidskapital kan anses som positivt.

Les også: Hvorfor trenger jeg driftsfinansiering når jeg går med overskudd?

Styring av arbeidskapital – likviditet og økt lønnsomhet

Aktiv arbeidskapitalstyring er et kritisk tiltak for å sørge for at bedriften til enhver tid evner å dekke løpende driftskostnader og andre kortsiktige forpliktelser. Bedrifter må ha tilstrekkelig arbeidskapital på samme måte som privatpersoner er avhengig å tjene penger og ha disse tilgjengelig for å dekke månedlige utgifter, regninger og andre regelmessige kostnader.

Styring av arbeidskapitalen er helt nødvendig for å ivareta bedriftens økonomiske helse. Men arbeidskapitalstyring er en fin balansegang. På en side kan en lavere arbeidskapital øke kontantstrømmen og frigi kapital fra virksomhetens balanse og dermed øke verdien av virksomheten. Men for lav arbeidskapital øke risikoen for manglende likviditet, og at du derfor ikke er i stand til å følge opp de økonomiske forpliktelsene dine. Da vil veien til skifteretten fort bli mye kortere enn forventet. På den andre siden vil høy arbeidskapital redusere avkastningen på investert kapital og redusere verdien av virksomheten.

Optimal styring av arbeidskapital har i bunn og grunn to hovedformål:

• Bedre likviditet: God arbeidskapitalstyring sikrer likviditet til den operasjonelle driften, slik at leveringsevnen til kundene opprettholdes.
• Økt lønnsomhet: Optimal arbeidskapitalstyring øker også lønnsomheten til virksomheten og aksjonærene.

Disse to målene – bedre likviditet og økt lønnsomhet – kan imidlertid komme i konflikt med hverandre. Sikrer du god likviditet, så er behovet for lån mindre fordi du finansierer deg selv. Men å sikre god likviditet har en kapitalkostnad, fordi kontanter stående på konto gir deg tilnærmet ingen avkastning.

En god strategi for arbeidskapitalstyring øker tilgangen til kapital som er bundet i balanseregnskapet ditt og tilfører virksomheten din den økte likviditeten som kreves for å finansiere vekst gjennom investeringer, ansettelser samt eksempelvis økt salgsarbeid og markedsføring.

Optimal styring av arbeidskapital og kontantstrøm

Det er en hel rekke poster og funksjoner som påvirker arbeidskapitalen. Når man vanligvis snakker om styring og optimalisering av arbeidskapitalen, er det som regel størst fokus på varelager, kundefordringer og leverandørgjeld. Å optimalisere rutiner og prosesser tilknyttet disse funksjonene, blir dermed avgjørende for å oppnå en optimal arbeidskapital.

• Kundefordringer: Dette er beløp du har utestående hos kundene, det vil si ubetalte fakturaer. I prinsippet låner du ut penger ved å selge varer eller tjenester med utsatt betaling. Sånn sett kan man si at kundefordringer er en form for finansiering av kundens drift. Optimal styring av kundefordringer handler om å finne den optimale balansen mellom to ulike og tidvis motstridende behov. På en side kan lengre kredittid virke positivt inn på salget ditt. På den andre siden binder lengre kredittid opp mer kapital og virker negativt inn på kontantstrømmen Til syvende og sist er det viktig å etablere gode rutiner for når du skal fakturere og for oppfølging av for sene betalinger. For eksempel kan bedriftenfå en stor positiv effekt å endre betalingstiden på selskapets fakturaer fra 60 dager til 30 dager. Det kan derfor i noen tilfeller lønne seg å gi kunden en kontantrabatt mot kortere betalingstid.
  
  
• Varelager: Varelageret omfatter alle varene du har anskaffet for produksjon eller videresalg. Det vil si hele varebeholdningen til bedriften din. I regnskapet viser varelageret verdien du har på lager, enten det er råmateriale, varer i arbeid eller ferdigvarer. Å ha et tilstrekkelig varelager er viktig for å kunne tilfredsstille kundenes etterspørsel. Samtidig er dette en post som binder opp mye kapital. I tillegg er det kostnader forbundet med både lagerhold, samt risiko for at varene blir ukurante og ikke lenger kan selges. Derfor er det viktig å ha et varelager som minimerer kapitalbinding og kostnader. Dette uten at det har en negativ effekt på virksomhetens leveringsevne. Det krever god lagerstyring, inkludert optimal planlegging, hyppige innkjøp og å velge gode leverandører med rask leveringstid. Les mer om hvordan du kan håndtere sesongvariasjoner og stram likviditet her.
  
  
• Leverandørgjeld: Dette er beløpet du skylder leverandørene som ikke er betalt kontant. Når du kjøper varer og tjenester av en leverandør uten å betale med en gang, vil du sitte igjen med gjeld hos leverandøren – derav navnet leverandørgjeld. Denne posten reduserer arbeidskapitalen. Jo lengre betalingsbetingelser du får, desto bedre er det for selskapets likviditet. Med andre ord finansierer du driften din til dels gjennom leverandørene. Derfor kan det lønne seg å forhandle frem en så lang betalingstid som mulig, så lenge dette ikke påvirker prisen negativt. Et gjennomtenkt forhold til betalingsbetingelser er viktig.

Optimaliserer du rutinene og prosessene rundt disse funksjonene, vil også arbeidskapitalen optimaliseres – og følgelig vil lønnsomheten øke og likviditeten forbedres. Dette er et godt sted å starte, ikke minst om du planlegger en større vekstfase for virksomheten din.